Warum viele Wohnungseigentümer so über ihren Hausverwalter denken…
So manch schlechte Erfahrung brennt sich tief im Gedächtnis ein und erst recht, wenn man auch noch Lehrgeld zahlen muss. So wundert es nicht, dass viele Wohnungseigentümer
sehr skeptisch bei dem Thema professionelle Hausverwaltung reagieren.
Oft ist es völlig verständlich, denn es gibt viele Beispiele, wo Wohnungseigentümer sich um alles selber kümmern müssen und der Verwalter irgendwie nie erreichbar ist.
Manchmal kann es jedoch gravierende rechtliche und somit auch finanzielle Nachteile für die Wohnungseigentümergemeinschaft oder den einzelnen Eigentümer bedeuten, wenn ein Hausverwalter seine Aufgaben nicht erledigt. Wie heißt es so schön? Unwissenheit schützt vor Strafe nicht!
Ein Beispiel: Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist stolzer Besitzer einer großen Gartenanlage. Die Eigentümer sind inzwischen schon in einem Alter, wo der Rücken eine selbst durchgeführte Gartenpflege nicht mehr klaglos mitmacht.
Also entscheiden 2 Nachbarn im Treppenhaus einen Gärtner mit der Pflege des Gartens zu beauftragen. Die anderen Eigentümer werden auf kurzem Weg informiert und alle sind einverstanden, denn ein gepflegter Garten vorm Haus ist ja auch was Schönes.
Herr M. ist so nett und fragt einen Gärtner aus dem Ort an und beauftragt ihn auch gleich. Pro Jahr möchte der Fachmann nun für seine Arbeit 2800 Euro haben. Im schlimmsten Fall muss Herr M. tatsächlich den Gärtner selbst bezahlen und die anderen Eigentümer freuen sich über den gepflegten Garten, gratis…!
Was ist hier schief gelaufen?
Die Gemeinschaft hat einen Verwalter, doch dieser schein kein Interesse zu haben, eine ordnungsgemäße Verwaltung nach dem Wohnungseigentum Gesetz durchzuführen. An dieser Stelle möchte ich besser nicht davon ausgehen, dass er evtl. auch gar nicht weiß, was alles zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung gehört…
Zuerst einmal hätte die Wohnungseigentümergemeinschaft ordentlich in einer nicht öffentlichen Eigentümerversammlung beschließen müssen, dass ein Gärtner zukünftig die Gartenpflege übernehmen soll.
Ein guter Hausverwalter wäre natürlich vorbereitet gewesen, da er im ständigen Kontakt mit seiner Eigentümergemeinschaft steht, deren Bedürfnisse kennt und legt 3 Angebote zur Abstimmung vor.
Die Gemeinschaft stimmt ab und fast den Beschluss, dass ein Gärtner engagiert wird.
Der Hausverwalter beauftragt den Gärtner, dieser wiederum sendet seine Rechnung nach erfolgter Arbeit den Hausverwalter und jener rechnet jetzt je nach Teilungserklärung oder Beschluss mit den Eigentümern ab. Nur so geht das!
Selbstverständlich prüft der Hausverwalter regelmäßig, ob es Gewährleistungsansprüche gibt und ob der Gärtner gut gearbeitet hat.
Ein verantwortungsvoller Verwalter, der genau um seine Pflichten weiß, hat viel Arbeit!
Er braucht umfassende Fachkenntnisse, er muss stets auf dem aktuellen Stand der Rechtsprechung und Verordnungen agieren.
Zum Verständnis was ein guter Verwalter leistet, hier mal eine Auflistung einzelner Tätigkeiten
Kaufmännische Aufgaben
Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
Abrechnungen, inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung
Buchführung und Prüfung aller Geldein- und Ausgänge
Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
Hausgeldabrechung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug
Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen
Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen
Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.
Mitwirken bei Wohnungsverkäufen
Technische Aufgaben
Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen
Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche
Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker
Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
Versicherungsabrechnung durchführen
Einweisung Handwerker und Hausmeister
Schlüsselbestellung
Beauftragen von Sachverständigen
Entwicklung von Nutzungskonzepten
Rechtliche Aufgaben
Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)
Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)
Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,
Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht
Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz
Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen
Organisatorische Aufgaben
Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften
Führung von Beschlusssammlungen
Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen
Beschwerdemanagement
Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen